Samu asocia automáticamente cada reunión y conversación al contacto y al negocio correctos de tu CRM. Cuando no puede hacerlo con certeza, tú decides qué pasa: que la resuelva sola con un criterio, que registre la nota en el contacto igual, o que te la deje para revisar en el inicio. Y puedes decidirlo distinto para cada equipo.

Después de cada reunión o conversación, Samu busca a los participantes en tu CRM y trata de determinar a qué negocio corresponde la interacción. Si encuentra un único negocio abierto, la asocia sola y registra la actividad en tu CRM.

Si el caso es ambiguo, por ejemplo el contacto tiene varios negocios abiertos o ninguno, entra en juego la regla que configuraste para ese caso: Samu la resuelve con el criterio que elegiste, o la deja pendiente de vincular en el inicio para que la resuelvas tú.

Cuando Samu no puede asociar la interacción sola, siempre es por uno de estos cuatro motivos:

En Configuración → CRM, dentro de la pestaña de cada CRM conectado, la sección Automatizaciones tiene un selector por cada caso ambiguo. Debajo de cada uno, Samu te dice exactamente qué va a pasar con esa opción.

Las opciones disponibles según el caso:

Es el mismo comportamiento que ya tenía Samu antes de esta configuración, así que si no cambias nada, nada cambia. Las opciones de registrar en el contacto son nuevas y hay que activarlas a mano.

Con la opción «Registrar en el contacto y revisión manual», la interacción sigue en el panel esperando el negocio, pero la nota ya está en tu CRM. Para que quede claro de un vistazo, la tarjeta muestra el distintivo Ya registrada en el contacto. Lo único que falta en esas tarjetas es el negocio: al asociarlo, se re-asocia esa misma nota.

Arriba de los selectores hay una pestaña por contexto: Toda la cuenta y una por cada equipo. La configuración de la cuenta se aplica a los equipos que no tengan la suya y a las interacciones sin equipo. Al cambiar una opción dentro de la pestaña de un equipo, ese equipo pasa a tener configuración propia para ese caso, y se marca con un punto azul.

Desde el inicio, el botón Empezar a revisar abre el panel Revisar interacciones. Cada pendiente se muestra como una tarjeta con la reunión, la fecha, el CRM al que pertenece y el motivo. Navegas entre pendientes con las flechas del teclado o los botones del panel, y siempre tienes la opción No asociar interacción si esa reunión no corresponde a ningún negocio.

Samu lista los negocios candidatos del contacto con su etapa, monto, dueño y fechas. Los negocios abiertos aparecen primero, que son los únicos accionables en la mayoría de los casos. Los cerrados quedan agrupados al final, plegados detrás de «Deals cerrados (N)», por si la interacción corresponde a un negocio que ya se ganó o perdió.

Al elegir un negocio, Samu muestra una confirmación con el negocio, la empresa y los contactos que van a quedar vinculados, y recién ahí registra la actividad en tu CRM.

Cuando ningún participante coincide con un contacto del CRM, la tarjeta ofrece dos caminos: Asociar contacto o No asociar interacción.

Al hacer clic en Asociar contacto, Samu busca en tu CRM usando el email o el teléfono de los participantes de la reunión. Si encuentra coincidencias, las lista para que asocies la correcta; si no, te deja crear el contacto directamente desde Samu y asociar la interacción en el mismo paso. Después de asociar, Samu sugiere la empresa y el negocio vinculados a ese contacto.

Si el contacto existe pero no hay ningún negocio abierto, Samu arma la asociación de antemano: contacto y empresa, sin negocio. Puedes aceptarla con un clic en Asociar, hacer clic en No, ver opciones para buscar o editar el negocio manualmente, o no asociarla.

El panel tiene un selector Mías / Todas. «Mías» muestra solo las interacciones propias; «Todas» amplía el alcance según el rol:

Para administradores y líderes de equipo el panel arranca en «Todas»; para el resto, en «Mías». Cualquier persona con acceso puede resolver las pendientes que ve, y si alguien más la resolvió primero, Samu lo avisa y pasa a la siguiente.

Cuando la interacción queda vinculada, sea por una regla automática o por revisión manual, Samu:

Ese último punto es lo que hace segura la opción de registrar en el contacto: la nota sale primero asociada al contacto y su empresa, y si más adelante la interacción se asocia a un negocio, se re-asocia esa misma nota. Nunca quedan dos notas de la misma reunión.

Cuando una interacción queda pendiente por sin contacto en CRM o sin negocios, Samu vuelve a intentar la asociación cada 6 horas por si el contacto o el negocio aparecen más tarde en el CRM. Si aparecen, la interacción se vincula sola y desaparece de la lista.

Lo más probable es que esté pendiente de vincular. Entra al inicio de Samu y revisa Interacciones pendientes: si el caso quedó configurado como revisión manual, Samu no registra la actividad hasta que se resuelva. Al resolverla, la actividad se envía al CRM en ese momento.

Si esto pasa seguido con un equipo que no crea negocios, revisa la regla de «Sin negocios» en Configuración → CRM: con la opción de registrar en el contacto la nota llega igual.

No, si configuras el caso «Sin negocios». Con Registrar en el contacto y revisión manual la nota queda en el contacto desde el primer día y la interacción sigue en la lista para asociarla al negocio cuando exista. Con Registrar en el contacto, sin revisión la nota queda en el contacto y la interacción no aparece en pendientes.

Y como esa regla se puede poner solo en la pestaña de ese equipo, el resto de la cuenta sigue con su criterio.

Es el negocio cuya creación Samu registró más recientemente al sincronizar con tu CRM. En la práctica coincide con el negocio más nuevo del contacto, que suele ser el que está en curso. Si en tu operación eso no es lo habitual, cambia la opción a revisión manual y decide cada caso desde el panel.

Antes de aplicar esta regla, Samu intenta un criterio más preciso: si el anfitrión de la reunión es dueño de exactamente uno de los negocios abiertos del contacto, asocia a ese.

Depende de la opción que hayas elegido, y es justamente la diferencia entre las dos:

Una vez que resolviste una pendiente a mano, esa decisión es final: la interacción no vuelve a la lista. Puedes corregir la actividad directamente en tu CRM y, si necesitas reasociarla dentro de Samu, escribir a soporte para que el equipo la reabra.

Gana la opción más automática de las dos. El orden es: registrar en el contacto sin revisión, después registrar en el contacto con revisión o asociar al último negocio, y por último la revisión manual. La idea es que si un equipo pidió una automatización, la interacción no quede frenada esperando revisión.

Si tu cuenta tiene más de un CRM conectado, cada CRM lleva su propio estado de vinculación. La tarjeta muestra una pestaña por CRM y cada una se resuelve por separado, porque los contactos y negocios de cada CRM son distintos.

Las personas con acceso a Configuración → CRM, normalmente los administradores de la cuenta. Se configuran por CRM conectado y aplican a toda la cuenta o a un equipo en particular.

Con todos los CRMs que se integran a Samu: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM y Freshsales.